5. Archivage des dossiers et base de données
Archivage des dossiers
L'organe de contrôle veille à conserver les dossiers en bonne et due forme. Cela inclut notamment l'archivage électronique de tous les documents remis par les entreprises labellisées, de leurs compléments annuels et des éventuelles oppositions ou réclamations de tiers. Les dossiers relatifs à une entreprise labellisée ne sont archivés que lorsque leur contenu est connu de l'entreprise en question, à l'exception des procès-verbaux confidentiels des représentants des régions et de la Commission du Programme qualité CPQ en cas de recours.
CONSULTATION DES DOSSIERS
Pour l'attribution du label de qualité, les dossiers peuvent être envoyés sur demande au représentant régional compétent. De même, la CPQ obtient un droit de consultation limité dans le temps, en cas d'opposition ou de recours. L'organe de contrôle n'accorde en principe à aucun autre tiers le droit de consulter les dossiers. D'éventuelles exceptions peuvent être décidées avec l'accord des entreprises concernées, à condition que les données soient rendues anonymes.
base de données
Une base de données contenant des indications relatives aux contrôles de processus depuis la demande de label jusqu'à l'expiration de sa validité est gérée auprès de l'organe de contrôle.
De même, les données du responsable de la qualité dûment formé et le registre des labels retirés sont recensés. A l'expiration de la validité du label de qualité, ces données sont archivées, mais ne sont pas effacées.
protection des données
La base de données est gérée de manière à ce qu'aucune information confidentielle concernant les entreprises ne soit accessible à des tiers.
