5. Aktenablage und Datenbank
Aktenablage
Die Prüfstelle besorgt die geordnete Aufbewahrung der Akten. Dazu gehört insbesondere die elektronische Ablage aller Unterlagen der ausgezeichneten Betriebe, deren jährliche Ergänzungen und allfällige Einsprachen oder Beanstandungen Dritter. Es werden nur Akten über einen ausgezeichneten Betrieb abgelegt, wenn diesem der Akteninhalt bekannt ist. Ausnahmen bilden die vertraulichen Protokolle der Regionsvertreter und die QPK im Rekursfall.
Akteneinsicht
Zur Verleihung des Gütesiegels können die Akten dem zuständigen Regionsvertreter auf Verlangen zugestellt werden. Ebenfalls erhält die QPK im Falle einer Einsprache oder einer Beschwerde ein befristetes Einsichtsrecht. Die Prüfstelle gewährt weiteren Dritten grundsätzlich keine Einsicht in die Akten. Allfällige Ausnahmen können, nach Absprache mit den betroffenen Betrieben beschlossen werden, wenn die Daten anonymisiert werden.
Datenbank
Bei der Prüfstelle wird eine Datenbank mit den Angaben zur Prozesskontrolle vom Zeitpunkt des Antrags für die Verleihung bis zum Ablauf der Gültigkeit des Gütesiegels geführt.
Ebenfalls sind die Daten des ausgebildeten Qualitäts-Verantwortlichen und das Register der ent¬zogenen Gütesiegel erfasst. Nach Ablauf der Gültigkeit des Gütesiegels werden diese Daten archiviert, jedoch nicht gelöscht.
Datenschutz
Die Datenbank wird so geführt, dass keine vertraulichen Unternehmensdaten Dritten zugänglich sind.
